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CHAPITRE I – CONSTITUTION ET BUTS 

Art. 1 – Constitution 

Conformément aux intentions exprimées dans le préavis municipal n° 55 de 2024, il est constitué, sous la dénomination « Budget participatif », un outil permettant de financer des projets proposés par les Glandois afin de participer à développer une ville innovante, mieux pensée, plus durable et plus inclusive dans l’intérêt et le bien-être de tous les citoyens. 

Art. 2 – Principe 

Le Budget participatif est guidé par les principes suivants : 

• Donner un pouvoir d’action aux habitants et encourager un renforcement de la citoyenneté.  
• Générer du lien social au sein de la commune. En effet, du fait de son processus, depuis sa conception jusqu’à la mise en place des projets, et du fait de la nature même des projets classiquement déposés, la Ville invite ses citoyens à interagir. 
• Faire appel à la créativité des habitants dans le cadre de la démarche Ville des Idées - Smart City Gland. 

Ce dispositif va initier une nouvelle articulation des rapports entre Municipalité et Glandois et sera une première application concrète et structurée de la méthodologie de participation citoyenne en cours de développement.  

Art. 3 – Buts 

Le Budget participatif de Gland finance des projets qui respectent les critères d’éligibilité décrits ci-dessous. Ce dispositif permet trois niveaux de participation aux Glandois selon le souhait et les possibilités de chacun : 

• Être fortement impliqué en devenant porteur d’un projet. 
• Faire valoir son avis en votant pour ses projets préférés. 
• Participer à différents moments lors de la réalisation des projets qui ont été choisis. 

Art. 4 – Critères stricts d’éligibilité des projets   

Des critères encadrent la nature des projets proposés et assurent à l’Administration que ces derniers soient réalisables. Ces critères en amont facilitent la sélection des projets et simplifie le retour d’argumentation aux citoyens pour les projets acceptés et refusés. Une communication transparente de ces critères permet de guider les citoyens lors du dépôt de leurs projets.  

Critères globaux à respecter pour que le projet soit éligible :   

• Être cohérent avec le programme de législature de la Ville. 
• Favoriser le collectif, la mutualisation et s’inscrire dans une optique de développement durable tel que décrit dans l’agenda 2030 Vaudois.  
• Être d’intérêt général (pas d’utilisation réservée - exclusive). 
• Disposer d’un caractère novateur pour la Ville.  
• Favoriser les démarches participatives dans la conception et la mise en œuvre du projet.  
• Être porté par au moins 3 porteurs du projet : habitants de Gland de plus de 16 ans responsables du projet qui conçoivent le projet et prennent part à sa réalisation. 
• Être soutenu par au moins 10 parrains - marraines : habitants de Gland exprimant leur intérêt à « utiliser -bénéficier » du projet lorsqu’il sera réalisé et s’engageant à participer à certaines étapes collectives et participatives de la conception et de la réalisation du projet. 
• Si le projet n’est pas un évènement ponctuel, il doit être conçu comme un projet pilote d’une durée de 2 ans. L’objectif est de s’assurer que le projet intègre toutes les ressources nécessaires : en temps des personnes bénévoles et en coûts (mandataires et coûts divers) pour sa réalisation, son exploitation et son entretien. 
• Le projet peut comprendre un système de vote auprès de ses utilisateurs après 1 an de fonctionnement. Ce mode permet de réaliser un « ballon d’essai » et de vérifier que la réalisation répond à des besoins et suscite un intérêt auprès des habitants. Il permet également d’envisager une pérennité du dispositif hors cadre budget participatif. 
• Les éventuels coûts de fonctionnement induits par le projet au-delà de la durée du pilote pourraient être portés au budget de fonctionnement si le pilote a été un succès et sous réserve d’approbation de la Municipalité et du Conseil communal. 

Critères limitant à respecter pour que le projet soit éligible : 

• Entrer dans le champ de compétence de la Ville (et non relever de l’autorité cantonale ou fédérale).  
• Respecter les lois, normes et règlementations en vigueur. 
• Ne pas faire doublon ni avec des réalisations prévues, en cours ou existantes ni avec des projets aux objectifs similaires. 
• Ne pas générer un impact sur la route ni impacter la circulation routière. 
• Ne pas empiéter sur des biens-parcelles-locaux privés sans accord préalable au dépôt des partis concernés. 
• Respecter le budget maximum défini. 
• Respecter les natures de dépenses autorisées : 
• achats de biens et services à caractère d’investissement (soit d’une durée de vie supérieure à un an, par exemple un banc)  
• coûts de fonctionnement (soit consommées immédiatement ou d’une durée de vie inférieur à un an, par exemple une fête – un évènement) 
• coûts connexes que le projet engendre pour sa réalisation ou son fonctionnement (par exemple les coûts salariaux de personnel). 

CHAPITRE II – RESSOURCES 

Art. 5 – Ressources 

L’enveloppe mis à disposition à Gland pour les projets des Glandois de plus de 16 ans sélectionnés est de 
CHF 100'000.-. 

Les projets préférés qui bénéficieront de cette enveloppe budgétaire peuvent l’utiliser en complément de financements extérieurs acquis par ailleurs. 

La Municipalité se réserve l'option de faire un 2ème appel à projets en fonction du nombre et de l'ampleur des projets retenus lors de la première édition et des crédits encore disponibles à l'issue de cette première édition.  

Une récurrence annuelle n’est pas ici proposée, le dispositif est dans un mode test exploratoire ce qui permet de vérifier comment il est accueilli par les habitants. Une fois les CHF 100'000.- totalement dépensés et en fonction de l’intérêt suscité et de l’expérience vécue, alors un nouveau préavis pourrait être proposé. 

CHAPITRE III – ORGANISATION 

Art. 6 – Gestion 

Le projet de Budget participatif est piloté par le Secrétariat municipal et le Service des finances, de l’économie et des sports. 

Art. 7 – Processus 

Le dispositif se déroule en 4 phases.   

Phase 1 : Les Glandois proposent et déposent les projets qu’ils souhaitent mettre en œuvre. 

Phase 2 : L’Administration vérifie que les projets déposés respectent les critères d’éligibilité. 

Phase 3 : Les Glandois votent pour les projets qu’ils préfèrent.   

Phase 4 : Les projets préférés sont mis en œuvre dans le cadre de l’enveloppe globale maximale. 

Phase 1 de dépôts des dossiers projets par les Glandois    

Pour s’assurer de la réussite des projets, il est nécessaire qu’il soit porté pendant toute sa durée de réalisation et de fonctionnement. De ce fait, il est demandé aux porteurs d’être au nombre de 3.  

Pour s’assurer que le projet remporte une adhésion auprès de la collectivité, il est nécessaire que le projet dispose de 10 « parrains-marraines ».  

Les projets sont décrits par les porteurs de projets en respectant un cadre défini, celui-ci étant explicité dans la documentation. Cette description, qui s’apparente à une fiche projet, assure qu’il ne s’agit pas juste d’une idée mais bien d’un projet détaillé et budgété. Son plan de financement détaillé prend en compte toutes les phases depuis l’initiation jusqu’à son exploitation. Toutes les dépenses pour assurer que le projet puisse se concrétiser sont décrites.  

Si le projet n’est pas seulement une dépense unique (comme un évènement) et génère un impact financier dans les années à venir, alors les 2 premières années sont décrites avec tous les coûts supplémentaires associés de maintenance et de ressources humaines.  

Les heures de bénévolat des porteurs de projet ne sont pas estimées financièrement mais sont évaluées pour s’assurer qu’elles sont bien prises en considération par ceux déposant le projet et cela dans toutes les phases du projet. L’implication des bénévoles en temps sur certains postes de mise en œuvre du projet permet également la diminution du coût du projet. 

Pour soutenir cette description, des documents types sont mis à disposition ainsi qu’un soutien méthodologique pour les remplir. 

Phase 2 d’analyse des dossiers projets par l’Administration   

Dans cette phase de vérification, l’Administration analyse les descriptions des projets afin de vérifier que les coûts sont exhaustifs et réalistes et que le projet est globalement viable. 

L’Administration s’assure que les projets déposés respectent les contraintes des Services et les critères d’éligibilité et analyse également : 

• L’implication éventuelle en termes d’heures pour le personnel des services de l’Administration. 
• Les impacts éventuels sur les frais d’exploitation (y compris ceux pouvant impliquer des entreprises externes en charge du suivi et de l’entretien des installations techniques). 
• Les impacts éventuels sur l’usage de locaux dans des bâtiments communaux avec les problématiques d’accès (usage des parkings, mise à disposition de clés, utilisation des énergies, de mobilier et/ou de matériel, etc).  

Suite à cette analyse, et si nécessaire, les coûts des projets sont réévalués à leur juste mesure. 

Après vérification, seuls les projets respectant les critères d’éligibilité sont acceptés pour être par la suite soumis pour vote des Glandois.  

Phase 3 de vote par les Glandois    

Dans cette phase, les porteurs de projets sont amenés à expliquer et promouvoir leurs projets auprès des Glandois. Puis, les habitants de Gland de plus de 16 ans votent pour leurs projets favoris. Ce vote permet de choisir, parmi les projets déposés par les porteurs et acceptés par l’Administration, lesquels seront mis en œuvre. Le vote se fait par l’intermédiaire d’une plateforme participative digitale. Pour s’assurer de l’inclusivité de la démarche, le vote se fait aussi par papier (communication par courrier et bureau physique de vote).  

Après dépouillement des votes, une commission de l’Administration classe les projets selon le nombre de voix obtenues ce qui définit l’ordre de préférence des projets. Puis, selon l’envergure des projets et l’ampleur de la contribution de l’Administration pour que la mise en œuvre soit possible, alors la commission de l’Administration définit le(s) projet(s) retenu(s) et le(s) délais de réalisation. 

Le montant maximum total de l’enveloppe attribuée aux projets est de CHF 100'000.-, mais il ne s’agit pas d’attribuer absolument des financements aux projets jusqu’à épuisement de l’enveloppe. La Municipalité se réserve le droit de définir le nombre de projets financés et le calendrier de réalisation et le montant de l’enveloppe utilisé.  

Phase 4 de mise en œuvre  

Cette phase, débute par le retour de résultats aux citoyens. La transparence étant clé, un soin particulier est donné à partager avec les citoyens toutes les informations concernant le vote : le(s) projet(s) retenu(s), les prochaines étapes, comment et quand la mise en œuvre a lieu, comment la population peut contribuer à la réalisation.  

Puis, lorsque le(s) projet(s) s’organise(nt) en interne et que la mise en œuvre débute, les informations associées sont communiquées.  

Pour chaque projet plusieurs acteurs participent à la réalisation : 

• Le travail bénévole des porteurs de projets, parrains et marraines et autres habitants souhaitant participer (dont les heures sont estimées dans le descriptif initial du projet soumis). 
• Les mandataires extérieurs (dont les coûts sont prévus dans le descriptif initial du projet soumis). 
• Les services de l’Administration (dont les heures sont estimées lors de la phase 2 d’analyse et viennent compléter la description du projet). 

L’implication des porteurs de projet et des parrains et marraines est majeure dans la mise en œuvre. Cette implication responsabilise les porteurs et modifie la dynamique du projet. Ainsi, ils développent une meilleure compréhension du fonctionnement de l’Administration et des enjeux associés.  

CHAPITRE IV – DISPOSITIONS FINALES 

Art. 8– Entrée en vigueur 

Le présent règlement entre en vigueur le 12 avril 2024.

Gland, le 12 avril 2024